Skreddersydd system eller hyllevare: slik velger du

Start med hyllevare, hvis det finnes

Regnskap, lønn, e-post og de fleste standardprosesser er løst godt av ferdige systemer. Her bør du ikke bygge noe selv. Tiden og pengene går til vedlikehold av noe andre allerede gjør bedre.

Tre tegn på at hyllevaren ikke passer

• Dere bruker regneark som lim mellom systemer, og én person vet hvordan arket fungerer.
• Arbeidsflyten deres er faglig spesifikk, og ferdige verktøy tvinger dere til å jobbe på en måte som ikke passer.
• Dere betaler for et stort system og bruker fem prosent av det, fordi det eneste dere trenger ikke finnes som enkel løsning.

Hva skreddersøm koster

Et eget system er et prosjekt med oppstartskostnad, deretter drift. Oppstarten avhenger av hvor mye som skal bygges, og drift handler om hosting, sikkerhet og videreutvikling. Det viktigste spørsmålet er ikke prisen i kroner, men hva den manuelle jobben koster i dag, i timer og i feil.

Et eksempel fra vårt eget arbeid: avregning av felleskostnader i næringseiendom gjøres ofte manuelt fra leiekontrakter, regnskap og regneark, og den samme jobben gjentas hvert år. Derfor laget vi Avregn, som leser kontraktene og gjør beregningene.

Slik reduserer du risikoen

• Bygg i trinn. Første versjon skal løse det viktigste, og dere skal teste den på ekte data før neste trinn.
• Krev eierskap. Koden og dataene skal være deres, med dokumentasjon, slik at dere aldri er låst til én leverandør.
• Be om revisjonsspor. Alt systemet beregner eller endrer, skal kunne spores tilbake. Det er avgjørende når tall skal forklares for en kunde eller revisor.
• Vær skeptisk til AI overalt. AI er glimrende til å lese dokumenter og forstå tekst, men beregninger og regler skal bygges som vanlig programvare som gir samme svar hver gang.

Hva vi gjør

KlarTek bygger skreddersydde systemer fra bunnen når hyllevare ikke passer, i trinn dere kan teste, med eierskap og revisjonsspor. Vi bygger også våre egne produkter på samme måte, blant annet Avregn for felleskostnadsavregning, så vi vet hva som kreves for at et system skal fungere i drift over tid.